clase 17/03/2020
ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS EN UN ENTORNO
DE ARCHIVOS TRADICIONAL
un sistema de información efectivo provee a los usuarios información precisa,
oportuna y relevante. La información precisa está libre de errores. La información es oportuna cuando está disponible para los encargados de tomar decisiones
en el momento en que la necesitan. Así mismo, es relevante cuando es útil y apropiada
tanto para los tipos de trabajos como para las decisiones que la requieren.
Tal vez le sorprenda saber que muchas empresas no tienen información oportuna,
precisa o relevante debido a que los datos en sus sistemas de información han estado
mal organizados y se les ha dado un mantenimiento inapropiado. Ésta es la razón por la
que la administración de los datos es tan esencial.
TÉRMINOS Y CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS
Un sistema computacional organiza los datos en una jerarquía que empieza con bits y
bytes, y progresa hasta llegar a los campos, registros, archivos y bases de datos. Un bit representa la unidad más pequeña de datos que una computadora puede manejar.
Un grupo de bits, denominado byte, representa a un solo carácter, que puede
ser una letra, un número u otro símbolo. Un agrupamiento de caracteres en una palabra, un conjunto de palabras o un número completo (como el nombre o la edad de una
persona) se denomina campo. Un grupo de campos relacionados, como el nombre del
estudiante, el curso que va a tomar, la fecha y la calificación, representan un registro;
un grupo de registros del mismo tipo se denomina archivo.
PROBLEMAS CON EL ENTORNO DE ARCHIVOS
TRADICIONAL
En la mayoría de las organizaciones, los sistemas tendían a crecer de manera independiente sin un plan a nivel de toda la compañía. Contabilidad, finanzas, manufactura, recursos humanos, ventas y marketing han desarrollado sus propios sistemas y archivos de datos.
PROCESAMIENTO DE ARCHIVOS TRADICIONAL
Redundancia e inconsistencia de los datos
La redundancia de los datos es la presencia de datos duplicados en varios archivos,
de modo que se almacenen los mismos datos en más de un lugar o ubicación. La
redundancia ocurre cuando distintos grupos en una organización recolectan por
separado la misma pieza de datos y la almacenan de manera independiente unos de
otros. Desperdicia recursos de almacenamiento y también conduce a la inconsistencia de los datos, en donde el mismo atributo puede tener distintos valores.
Dependencia programa-datos
La dependencia programa-datos se refiere al acoplamiento de los datos almacenados
en archivos y los programas específicos requeridos para actualizar y dar mantenimiento
a esos archivos, de tal forma que los cambios en los programas requieran cambios en los datos. Todo programa de computadora tradicional tiene que describir la ubicación y
naturaleza de los datos con los que trabaja. En un entorno de archivos tradicional, cualquier cambio en un programa de software podría requerir un cambio en los datos a los que accede ese programa.
Falta de flexibilidad
Un sistema de archivos tradicional puede entregar informes programados de rutina después de cierto esfuerzo extenso de programación, pero no puede entregar informes ad hoc ni responder de manera oportuna a los requerimientos de información no anticipados. La información requerida por las solicitudes ad hoc está en alguna parte del sistema, pero tal vez sea demasiado costoso recuperarla.
Seguridad defectuosa
Como hay poco control o poca administración de los datos, el acceso a la información,
así como su diseminación, pueden estar fuera de control. La gerencia tal vez no tenga
forma de saber quién está accediendo a los datos de la organización, o incluso modificándolos.
Falta de compartición y disponibilidad de los datos
Como las piezas de información en los distintos archivos y las diferentes partes de la
organización no se pueden relacionar entre sí, es casi imposible compartir o acceder a
la información de una manera oportuna. La información no puede fluir con libertad
entre áreas funcionales o partes de la organización distintas. Si los usuarios encuentran valores desiguales de la misma pieza de información en dos sistemas diferentes,
tal vez no quieran usar estos sistemas debido a que no pueden confiar en la precisión
de sus datos.
SaraCallejasSIG 